Vähemmän siiloja, enemmän vuorovaikutusta

"Saan näppylöitä, kun joku puhuu siiloista!", puuskahti kollegani, kun puhuin siilojen purkamisesta. Kollega jatkoi: "En ymmärrä ollenkaan, miksei liiketoimintayksiköllä saisi olla omia tavoitteita ja omia kehittämishankkeita." En ymmärrä minäkään, jos siiloilla tarkoitetaan, ettei yksiköillä saa olla omia tavoitteita ja omaa kehittämistä.

Siiloutuminen liittyy organisaatiorakenteiden kuten osastojen, toimistojen tai tiimien välisen vuorovaikutuksen ja yhteistyön vähäisyyteen. Vuorovaikutuksen puute taas johtaa siihen, ettei muodostu yhteistä ymmärrystä ongelmista eikä varsinkaan siitä, mitä niiden korjaamiseksi tarvitaan. 

Organisaatiorakenteita toki tarvitaan. Töiden ja ihmisten johtamiseen tarvitaan rakenne, siis yksiköitä ja sen alayksiköitä. Organisoituminen voidaan tehdä monella tapaa. Yhtä ainoaa oikeaa tapaa ei ole ja jokaisessa vaihtoehdossa on sekä hyviä että huonoja puolia. On yhtä selvää, että organisaatiorakenne muodostaa aina jonkinlaisia siiloja. Mutta ne eivät vain saisi olla liian korkeita tai liian vahvoja.

Staran toimia yhteistyön lisäämiseksi

Meitä staralaisia on noin 1 400 henkilöä kuudessa yksikössä ja niiden alayksiköissä. Myös meillä on tarve purkaa siiloja ja lisätä yhteistyötä ja vuorovaikutusta. Olemme tarttuneet haasteeseen kolmella keskeisellä tavalla:

1. Staran seitsemälle ydinprosessille on nimetty prosessinomistaja ja prosessipäällikkö, jotka ovat aina eri yksiköistä. Myös prosessiryhmien jäsenet ovat eri yksiköistä ja eri rooleista. Tämän myötä yhteisten toimintamallien kehittäminen on lisääntynyt, samoin kuin tiedonkulku eri yksiköiden välillä. 

2. Kullekin strategiselle kehittämishankkeelle on nimetty omistaja johdosta. Kun hankkeista sitten keskustellaan ja niiden etenemistä ratkotaan johdon kesken, ainakin yksi yksikönjohtajista tuntee asian syvällisesti.

3. Vuosittain pidetään kaksi toiminnansuunnitteluseminaaria, joissa ovat mukana Staran ja kaikkien sen osastojen johtoryhmät. Seminaareissa tehdään ryhmätöitä yli yksikkörajojen, ja ryhmätöiden tuloksia hyödynnetään toiminnansuunnittelussa, tavoitteiden asettamisessa ja päätösten käytäntöön panossa.

Onko näistä toimenpiteistä ollut hyötyä? Kyllä on, myös kollegoilta saamieni palautteiden perusteella. 

Onko hyöty ollut maksimaalinen? Siinä on varmasti parannettavaa, mutta suunta on oikea. 

Voisiko vuorovaikutusta vielä lisätä? Varmasti voisi. 

Yksi keino vuorovaikutuksen lisäämiseen olisi tukea eri yksiköissä toimivien henkilöiden osallistumista muutaman kerran vuodessa toistensa työn arkeen sekä tuotanto- tai työkokouksiin. Näin yksikkö saisi suoraa tietoa toisen yksikön tarpeista ja ongelmista, mikä nopeuttaisi ratkaisujen ideointia, toteutusta ja laatua. Myös yksiköiden kesken suunnitelmallisesti pidettävät kehityskokoukset ovat tärkeitä. Niille olemme parhaillaan luomassa toimintamallia. 

Kollegani kommentti siiloista on hyvä esimerkki siitä, miten eri tavalla voimme ymmärtää jonkin sanan merkityksen. Tämä taas voi johtaa siihen, että keskustelu lähtee ihan väärään suuntaan tai lopahtaa kokonaan. Mutta se onkin ihan oma tarinansa. 

Pirjo-Riitta Kiiskinen

Kirjoittaja toimii Starassa kehittämispäällikkönä. Hän on kiinnostunut yhteiskunnan ja kaupunkien toimivuudesta, johtamisesta ja vuorovaikutuksesta.

#starahelsinki #luottokumppani #helsinki #siilot #siilojenpurku
#organisaatiot #organisaationkehittäminen #vuorovaikutus 

Kuva: Päivi Seikkula